การวางระบบบัญชี
ขั้นตอน 1. ดูงาน ณ สถานประกอบการของลูกค้า 2. ดูระบบเอกสาร รับเข้า – จ่ายออก 3. ระบบใบสำคัญ รับจ่าย 4. การควบคุม ต้นทุน 5. การจัดทำงบประมาณ รายรับ – รายจ่าย
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน 1. สำรวจ วางแผนและวิเคราะห์งาน โครงสร้างเดิมทั้งหมด, เสนอความเห็นการปรับปรุงโครงสร้างเดิม และออกแบบกำหนดระบบบัญชี เพื่อให้เกิดความเหมาะสมและเพื่อความสอดคล้องกับโปรแกรม 2. จัดเตรียมความพร้อมพนักงานและกำหนดหน้าที่รับผิดชอบ 3. การวางระบบเบื้องต้นโดยโปรแกรม 4. การบันทึกข้อมูล 5. การเรียกดูข้อมูลและการนำข้อมูลสารสนเทศด้านบัญชีมาใช้ ภายใต้การทำงานของทีมผู้สอบบัญชีรับอนุญาต
ขอบเขตของงาน 1. บริการวางระบบบัญชี ด้วยโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปโปรแกรมเอ็กเพรส 2. บริการวางระบบและดูแล งานซื้อ-ขาย-งานผลิต 3. ขั้นตอนและทิศทางการเดินเอกสารภายใน ด้วยโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป 4. ขั้นตอนการทำงานของการวางระบบบัญชี 5. สำรวจ วางแผนและวิเคราะห์งาน โครงสร้างเดิมทั้งหมด 6. เสนอความเห็นการปรับปรุงโครงสร้างเดิม 7. ออกแบบกำหนดระบบบัญชี เพื่อให้เกิดความเหมาะสมและเพื่อความสอดคล้องกับโปรแกรม 8. จัดเตรียมความพร้อมพนักงานและกำหนดหน้าที่รับผิดชอบ 9. การวางระบบเบื้องต้นโดยโปรแกรม
การบันทึกข้อมูล – การเรียกดูข้อมูลและการนำข้อมูลสารสนเทศด้านบัญชีมาใช้ – การจัดเก็บสำรองข้อมูล – การแก้ไขปัญหาอันเกิดขึ้นในการใช้โปรแกรม – ประเมินการทำงาน-ทดสอบและติดตามปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นภายหลังจากที่ได้ปรับปรุงโครงสร้าง
เงื่อนไขการชำระเงิน ในวันทำสัญญาชำระ 70% ของอัตราค่าจ้าง ส่วนที่เหลือ 30% จะชำระในวันสุดท้าย
ระยะเวลาการทำงาน จนกว่าจะวางระบบตามเป้าหมายเรียบร้อย แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความร่วมมือของบุคคลากรในหน่วยงานเป็นสำคัญ เจ้าหน้าที่จะเข้าไปดำเนินงานทันที ภายใน 1 สัปดาห์
ลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ดี สำนักงานบัญชีสามารถใช้ข้อมูลที่แท้จริง และเที่ยงตรงในการดำเนินงาน โดยแสดงเป็นจำนวนเงินทุกรายการ สำนักงานบัญชีสามารถเปรียบเทียบข้อมูลในอดีตกับปัจจุบันได้ง่ายและรวดเร็ว เพื่อประโยชน์ในการจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
1. สำนักงานบัญชีสามารถนำเสนองบการเงินเพื่อใช้ประโยชน์ในการบริหาร 2. การกู้ยืมเงินทุนมาดำเนินธุรกิจจากเจ้าหนี้ 3. สำนักงานบัญชีสามารถใช้ควบคุมและป้องกันการรั่วไหล 4. การใช้เงินมากเกินความจำเป็น 5. ทั้งการลักขโมย และการปฏิบัติของพนักงานที่ผิดพลาด 6. สำนักงานบัญชีสามารถใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานเพื่อใช้ในการคำนวณภาษีที่ธุรกิจต้องชำระให้แก่สรรพากรตามกฎหมายประมวลรัษฎากร
บันทึกของระบบบัญชี ระบบบัญชีของสำนักงานบัญชีจะต้องบันทึก ข้อมูลเพื่อใช้ภายในและภายนอกกิจการ สำหรับภายนอกกิจการผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น นายธนาคารที่ธุรกิจกู้ยืมเงินหรือเจ้าหนี้ จะสนใจดูเฉพาะงบการเงินอันประกอบด้วยงบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด จากสำนักงานบัญชี แต่สำหรับภายในกิจการการบันทึกข้อมูลจะมีรายละเอียดมากกว่านั้นเพื่อเป็น ประโยชน์ต่อการบริหารงานแต่ละด้าน บันทึกพื้นฐานของ ระบบบัญชีของสำนักงานบัญชี ประกอบด้วย 1. บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ ใช้บันทึกยอดเงินที่ลูกค้ายังคงค้างชำระต่อธุรกิจ (ควรมีรายละเอียดลูกหนี้แต่ละรายด้วย) 2. บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ ใช้บันทึกยอดเงินยังคงค้างชำระผู้ขายหรือเจ้าหนี้รายอื่น ๆ (ควรมีรายละเอียดเจ้าหนี้ทุกราย) 3. บัญชีควบคุมสินค้าคงคลัง ใช้บันทึกจำนวนรับ/จ่ายสินค้าคงคลัง จากธุรกิจทั้งหมด(ควรมีบัญชีคุมยอดแยกสินค้าคงเหลือแต่ละรายการ) 4. บัญชีเงินเดือน ใช้บันทึกค่าจ้างเงินเดือนของลูกจ้างพนักงาน และรายการหักภาษี ณ ที่จ่ายตลอดจนรายการที่จ่ายเข้ากองทุนประกันสังคม 5. สมุดเงินสด นิยมแยกเป็นสมุดเงินสดรับและสมุดเงินสดจ่าย เพื่อใช้บันทึกการรับจ่ายเงินสดของกิจการ 6. บัญชีสินทรัพย์ถาวรของธุรกิจ ใช้บันทึกราคาต้นทุนที่ซื้อสินทรัพย์เหล่านั้นมา และแสดงค่าเสื่อมราคาสะสมของสินทรัพย์แต่ละรายการ 7. บัญชีอื่น ๆ เช่น บัญชีค่าใช้จ่าย บัญชียอดขาย บัญชีต้นทุนขาย ฯลฯ การวางระบบการบันทึกข้อมูล หรือ วางระบบบัญชี ของสำนักงานบัญชี จำเป็นต่อธุรกิจ แม้ธุรกิจขนาดย่อมอาจมีผู้ประกอบการเพียงคนเดียวที่ดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งหมด หรือจำนวนเงินที่หมุนเวียนในการค้าเป็นจำนวนไม่มากนัก แต่การบันทึกของสำนักงานบัญชีโดยมี ระบบบัญชี ที่ดีจะคอยควบคุมและแสดงสถานภาพทางการเงิน ตลอดจนไว้วิเคราะห์สมรรถนะการดำเนินงานของธุรกิจได้เป็นอย่างดีสมกับคำที่ กล่าวว่า “บัญชีคือเครื่องมือการดำเนินธุรกิจ”